Afin de suivre le calcul adéquat de la TVA, le flux de biens et de services au sein de l`UE doit être bien documenté. Les factures sont des preuves de base du revenu généré, des calculs de TVA en sortie et de la comptabilité de passif; Il s`agit également d`une preuve majeure de la recouvrabilité de la TVA. Elles sont cruciales non seulement pour la TVA, mais aussi pour l`impôt sur le revenu. Par conséquent, il existe une série d`exigences imposées par l`UE ainsi que par des pays individuels sur l`émission de factures. Les factures émises en vertu du point a) peuvent être envoyées sur papier ou, sous réserve de la notification du client avant la transaction, par des moyens électroniques. Les factures peuvent être rédigées au nom d`un assujetti par un tiers ou par son client, à condition qu`il y ait d`emblée un accord explicite entre les deux parties, qui peut être mentionné si l`administration fiscale le demande , et à condition qu`un arrangement existe pour l`acceptation explicite ou implicite de chaque facture par l`assujetti effectuant l`opération. Les factures doivent être numérotées séquentiellement. Vous devez rectifier les factures qui ne remplissent pas ces conditions. Ceci est particulièrement important aux fins de la TVA, car si vos factures ne satisfont pas aux exigences, votre acheteur n`aura pas droit à une déduction de TVA.
Les factures doivent être envoyées avant le 15e jour du mois suivant le mois où vous avez fourni le service ou le produit. Votre client doit payer la facture au cours de la période de paiement. Nous fournissons ici un exemple de modèle de données montrant les informations relatives à un Full_Invoice, y compris les informations requises du fournisseur et du client (numéro de TVA, adresse) et les éléments figurant sur la facture: Invoice_Item. Comme chaque article sur une facture peut avoir un taux de TVA différent, nous devons avoir le VATRate par article dans le Invoice_Item. Chaque facture est liée à partir d`un Customer_Order particulier, une fois la commande finalisée et une facture doit être créée. Les factures doivent également comporter les données suivantes pour chaque tarif ou exemption de TVA: le stockage peut être effectué à tout endroit et sur tout support, à la seule condition que l`assujetti puisse accéder à toutes les informations stockées à tout moment et sans délai et que le l`intégrité et la lisibilité des données sont garanties tout au long de la période de stockage.
